现在
只需要下面7个步骤,就能有效解决以上所有难题!
第1步:指定系统管理员(可以是总裁助理),让其负责将组织架构和员工帐号导入,其主要职责:
- 发布公司级别的通知公告
- 审批群组的申请
- 设置公司云盘的权限
- 根据人员的调动及时调整组织架构
- 公司知库后台的管理
第2步:正式发封邮件,参考附件一《关于公司启用知库的通知》,通知所有员工开始使用知库,并告知以后所有公告将只通过知库发布,让员工做以下事情
- 将头像改成真人头像
- 修改默认密码,保障信息安全
- 将联系方式改成真实的手机号码
- 安装pc客户端和手机客户端
- 每日登录知库,获取企业最新动态
第3步:管理层督促员工的修改情况,可以通过微博来号召大家修改
第4步:总经理定期在知库的企业微博上发些话题,讨论公司事务(策略、目标、当下事务、新点子、如何在各部门用好知库等话题)
第5步:给中层以上的管理人员建立个讨论组,在这个讨论组可以讨论工作,并要求管理层:
- 外勤可以在这里报备,告知一下大家
- 将周报、月报上传到知库指定文件夹
- 每日工作在此汇报
第6步:根据重点项目创建一个项目群组,将项目人员加入到这个群组,并将项目文档添加进来
第7步:为每个部门都指定一个管理员,通常是助理,牵头将自己部门的文档存放到知库部门空间,建议针对管理员组织一个会议,宣贯管理员的职责:
- 管理员负责部门内部通知公告的发布
- 汇总部门制度、文件、信息、资料上传至各部门空间对应文件夹内,并定期检查文件更新情况,督促员工及时上传新文件
- 部门云盘权限的管理
- 安装pc客户端和手机客户端
知库的使用非常简单。在初期,也许会改变大家平时的一些工作习惯,但只要您有愿意改变的决心,您将体会到知库给企业的沟通协作和知识积累带来的好处。
附件一:
《关于公司启用知库的通知》
为了建设公司知识库,保护公司知识财产不流失,公司现决定使用知库作为日常工作文档存储的地方。
请各位员工在本周之内完成知库的个人设置。
- 将头像改成真人头像
- 修改默认密码,保障信息安全
- 将联系方式改成真实的手机号码
- 安装pc客户端和手机客户端
- 每日登录知库,获取企业最新动态
- 将个人工作文档上传到个人云盘
在这里请每个部门的经理督促部门成员尽快完成以上设置,XXX(建议是总裁助理)会在下周一检查各部门的执行情况。
XX年XX月XX日